Учет и хранение электронных счетов-фактур

Учет

В Журнале и Книгах подлежат единой регистрации счета-фактуры (в том числе исправленные, корректировочные), составленные как в электронном виде, так и на бумажном носителе.

Скачать бланк формы журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур (.xls)

Журнал. Ранее правила ведения Журналов полученных и выставленных счетов-фактур установлены не были. Отсутствовала и рекомендованная печатная форма Журнала. В новом Постановлении №1137, которое пришло на смену Постановлению 914, эти недостатки устранены. Налогоплательщики буду отныне вести один Журнал, состоящий из 2-х частей: часть 1 «выставленные счета-фактуры» и часть 2 «полученные счета-фактуры». Помимо реквизитов счета-фактуры, теперь в Журнале необходимо указывать способ выставления — был ли документ выставлен в бумажном или электронном виде.

Заметим, что в Журнале есть две графы — дата составления и дата выставления счета-фактуры. Если для бумажного документа эти даты не всегда разделяются, то при выставлении счета-фактуры в электронном виде дату выставления фиксирует независимая третья сторона — оператор.

Чтобы зарегистрировать электронный счет-фактуру в журнале достаточно иметь подтверждение оператора с датой выставления (для продавца) и получения (для покупателя) файла счета-фактуры, не дожидаясь извещения о получении счета-фактуры (изменения в Постановление 1137 были внесены Постановлением Правителсьтва РФ от 28.05.2013 № 446 и вступили в силу 07.06.2013).

Скачать бланк формы книги продаж (.xls)

Скачать бланк формы книги покупок (.xls)

Книги. Форма и порядок составления Книг покупок и продаж существенно не изменились. Продавец регистрирует в Книге продаж счет-фактуру, который выставляет покупателю, покупатель же регистрирует этот счет-фактуру в Книге покупок. Корректировочный счет-фактура к доплате регистрируются продавцом и покупателем как обычно — в Книгах продаж и покупок соответственно. Корректировочный счет-фактура к уменьшению продавцом должен быть занесен в Книгу покупок, а покупателем — в Книгу продаж. Отметим, что корректировочный счет-фактура регистрируется на сумму разницы, причем все дельты (суммовые разницы) к уменьшению или доплате записываются в документ с положительным знаком. Делается это для того, чтобы не возникало вычета сумм при занесении корректировочный счет-фактура в Книги покупок и продаж.

Если по счету-фактуре или корректировочному счету-фактуре производится исправление, то запись по исходному документу должна быть аннулирована. В случае если налоговый период еще не закрыт, в Книгу заносится аналогичная строка со знаком минус, и далее вносится запись по исправленному документу. Таким образом, значение по ошибочному счету-фактуре или корректировочный счет-фактура обернется в ноль, а исправленное займет его место. В случае если налоговый период, в котором был зарегистрирован ошибочный документ, уже завершен, то аннулирование производится на дополнительном листе к Книге.


Важно, что у налогоплательщика теперь есть право вести и хранить в электронном виде и сам Журнал, и Книги. Если Журнал ведется в электронном виде, то распечатывать его не нужно. При передаче в налоговый орган электронные Журнал и Книга подписываются электронной подписью руководителя (или уполномоченного им лица).

Хранение

Электронные счета-фактуры — это оригиналы документов и хранить их нужно в электронном виде (п. 1.13 Порядка). В Диадоке все документы хранятся вместе с электронными подписями, подтверждениями оператора и извещениями. Пользователь имеет к ним доступ даже после окончания оплаченного периода работы в системе: в Диадок можно в любой момент зайти по логину и паролю.

Электронный обмен документами между компаниями

Электронные счета-фактуры без дублирования на бумаге

А также акты, накладные и договоры через интернет

 

Возможности ДИАДОК

Демоверсия сервиса

Тарифы сервиса ДИАДОК

Заявка на подключение к ДИАДОК

Видеоролики ДИАДОК

 
Представлени документов по ТКС, Диадок, METRO Cash&Carry   ДИАДОК - Электронные документы